Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở các lĩnh vực, tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử đã phát huy ưu điểm vượt trội so với tài liệu giấy. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận được thông tin trong văn bản và ít phụ thuộc vào thời gian, không gian; thuận tiện tra tìm, nghiên cứu, liên kết thông tin; chuyển phát thông tin nhanh chóng; tiết kiệm giấy, mực, kho tàng bảo quản, công sức của con người… Tuy nhiên, loại hình tài liệu này cũng bộc lộ những hạn chế một số khó khăn, cần được quan tâm cả về thực tế sử dụng và chính sách quản lý.

 

Tài liệu điện tử và thực tiễn quản lý hiện nay

Mặc dù có nhiều hạn chế, nhưng tài liệu giấy nếu như không được lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, có giao hoặc chưa giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và cho dù có tình trạng mất mát, thất lạc thì dù sao cũng còn lại một khối lượng tài liệu hiện hữu và còn có thể xử lý ở những mức độ nhất định về mặt chuyên môn.

Nhưng tài liệu điện tử lại khác vì ở dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy. Tài liệu điện tử được tạo lập và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử. Thông tin trong tài liệu điện tử được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Vật mang tin của tài liệu điện tử phong phú và đa dạng như: từ tính, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ...

Điểm khác biệt khi so sánh với tài liệu giấy, tài liệu điện tử không phải dạng vật chất hiện hữu, có thể nhìn thấy bằng hiện vật trước mắt nhà quản lý và cán bộ chuyên môn. Nếu như không thông qua các phương tiện điện tử, việc quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử như thế nào cũng không ai biết? Tài liệu tồn đọng, tích đống là tình trạng không hiển thị, không ai thấy và không có tính cấp thiết để các cấp quản lý phải tiến hành giải quyết trong điều kiện có nhiều việc cần quan tâm khác.

Việc quản lý tài liệu điện tử cần những yếu tố là điều kiện như máy tính điện tử, các phần mềm, ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức… để tổ chức quản lý cho phù hợp với đặc điểm của loại hình tài liệu điện tử; đáp ứng yêu cầu của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

Thực tế cho thấy, tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử đã phát huy ưu điểm vượt trội so với tài liệu giấy trong quy trình ban hành văn bản, phát hành, tiếp nhận và giải quyết văn bản; quản lý trong các phần mềm lưu trữ và phục vụ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận được thông tin trong văn bản và ít phụ thuộc vào thời gian, không gian; thuận tiện tra tìm, nghiên cứu, liên kết thông tin; chuyển phát thông tin nhanh chóng; tiết kiệm giấy, mực, kho tàng bảo quản, công sức của con người… Tuy nhiên, loại hình tài liệu này cũng bộc lộ những hạn chế như: tồn tại những vấn đề về rủi ro và bảo mật; khó khăn khi bảo quản lâu dài do sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ; khó khăn trong việc sử dụng làm các bằng chứng pháp lý…

Bên cạnh đó, loại hình tài liệu này cũng có những đặc điểm mang tính đặc thù và khác biệt so với tài liệu lưu trữ truyền thống, đó là: việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu; sự liên kết giữa nội dung của tài liệu và phương tiện mang tin; cấu trúc logic và cấu trúc vật lý… Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

Chính phủ đã có những quy định về hệ thống quản lý tài liệu điện tử như nguyên tắc, yêu cầu khi thiết kế hệ thống; yêu cầu đối với chức năng của hệ thống; yêu cầu về quản trị hệ thống; thông tin đầu ra của hệ thống; chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống… Theo một số kết quả khảo sát¹ cho thấy, hiện nay ở các địa phương, các cơ quan quản lý việc này cũng rất khác nhau trước thực tế tỷ lệ tài liệu điện tử ngày càng lớn hơn so với tài liệu giấy.

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm như được cài đặt trên máy chủ và chạy trên trình duyệt web, chạy trên ứng dụng windows, cài đặt trên máy trạm và chạy độc lập. Phần lớn các phần mềm này đều có các chức năng cơ bản như: xử lý văn bản đến, phát hành văn bản đi, nhận văn bản điện tử qua mạng, xử lý công việc, lập hồ sơ công việc, quản trị hệ thống…

Nhiều cơ quan đã sử dụng chữ ký số cho văn bản, chữ ký số cho tài liệu lưu trữ, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để lập hồ sơ, nhiều cơ quan sử dụng phần mềm có chức năng quản lý văn bản và đính kèm file toàn văn.

Các thiết bị lưu trữ được các cơ quan, tổ chức sử dụng để lưu tài liệu điện tử gồm có: ổ cứng máy chủ, máy tính cá nhân; ổ cứng cắm ngoài, USB flash; đĩa CD, DVD; thiết bị lưu trữ chuyên dụng NAS, SAN. Một số cơ quan, tổ chức lựa chọn lưu trữ dữ liệu số trên các thiết bị online, các thiết bị lưu trữ ngoài; một số  cơ quan, tổ chức còn có khả năng lựa chọn bảo quản dữ liệu số trong các thiết bị lưu trữ chuyên dụng hoặc kho lưu trữ chuyên dụng.

Sự khác nhau trong quản lý như trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân và có thể chấp nhận được một phần nào đó. Vấn đề ở chỗ, việc lập hồ sơ điện tử có đáp ứng các nguyên tắc, yêu cầu khi thiết kế hệ thống; yêu cầu đối với chức năng của hệ thống; yêu cầu về quản trị hệ thống; thông tin đầu ra của hệ thống; chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống…hay không?

Trong dự thảo Báo cáo tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011 (dự thảo tháng 8/2023), Bộ Nội vụ khẳng định, hầu hết các cơ quan chỉ quản lý văn bản đi, đến thông qua hệ thống phần mềm, chưa thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo quy định.

Theo chúng tôi, việc lập hồ sơ điện tử còn nhiều bất cập, đơn cử như:

Thứ nhất, các phần mềm, các thiết bị lưu trữ chưa đáp ứng quy định của Chính phủ và nghiệp vụ chuyên môn khoa học. Mặc dù thông tin bằng văn bản vẫn có thể cung cấp cho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý một cách nhanh chóng, với độ tin cậy cao. Tuy nhiên, vì không đảm bảo đáp ứng về nguyên tắc, yêu cầu khi thiết kế hệ thống; yêu cầu đối với chức năng của hệ thống; yêu cầu về quản trị hệ thống; thông tin đầu ra của hệ thống; chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống nên tài liệu điện tử được lập hồ sơ không đảm bảo yêu cầu và chất lượng. Hồ sơ, tài liệu điện tử khó có thể đảm bảo để được đưa vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử xét cả về mặt nghiệp vụ và mặt công nghệ tin học.

Thứ hai, thói quen không lập hồ sơ giấy hoặc lập hồ sơ giấy không đảm bảo yêu cầu, chất lượng của nhiều người chưa được sửa đổi. Khi giải quyết công việc, các thao tác xử lý văn bản, tài liệu và lập hồ sơ không được bắt buộc thông qua các phần mềm điện tử cũng dễ khiến cán bộ giải quyết công việc bỏ qua, và chỉ tập trung vào việc giải quyết nội dung của văn bản. Như vậy, công việc vẫn được giải quyết, có thể vẫn đảm bảo tiến độ, thời gian, chất lượng, hiệu quả. Nhưng mặt hạn chế là hồ sơ điện tử không được lập hoặc được lập nhưng không đảm bảo yêu cầu và chất lượng. Nguy cơ lớn hơn khi so sánh với loại tài liệu giấy ở chỗ: tài liệu giấy không được lập hồ sơ thì có thể còn lại ở tình trạng “tồn đọng”, “tích đống”. Tài liệu điện tử thì sao? Các thiết bị điện tử như máy tính của mỗi người, khó có thể biết được tài liệu đang được quản lý như thế nào?

Thứ ba, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm của nhiều cơ quan được đầu tư còn hạn chế. Trong khi chưa bố trí được các loại phần mềm có chức năng lập hồ sơ thì vẫn có thể sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả trong quá trình phát hành văn bản đi, tiếp nhận văn bản đến, giải quyết công việc và theo dõi giải quyết công việc, thậm chí lập hồ sơ điện tử theo kiểu lưu các file văn bản trong các folder của máy tính. Cán bộ, công chức, viên chức vẫn có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng. Nhưng mặt hạn chế là hồ sơ điện tử không được lập hoặc được lập nhưng không đảm bảo yêu cầu và chất lượng.

Một số đề xuất

Một là, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần hoàn thiện hành lang pháp lý về lưu trữ tài liệu điện tử từ việc sửa đổi Luật Lưu trữ và xây dựng văn bản hướng dẫn chi tiết về các nội dung như: giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ số; thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị; quy định về kho lưu trữ số và quy định về tài liệu lưu trữ điện tử khác. Nhà nước cần quy định cụ thể và  thống nhất giữa các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử với các quy định về văn thư, lưu trữ.

Hai là, cần chú trọng, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, nhất là người đứng đầu cơ quan, đơn vị về vị trí, vai trò của tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Xác định việc thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm, là trách nhiệm của các cấp ủy đảng, chính quyền và cá nhân. Trong đó, cần phổ biến, tuyên truyền, chỉ đạo trách nhiệm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, giao dịch và sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử.

Ba là, các cơ quan xử lý dứt điểm tình trạng tồn đọng tài liệu truyền thống, nhất là tài liệu giấy. Để thực hiện số hóa tài liệu, trước tiên phải giải quyết tốt việc thu thập, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu truyền thống. Bởi lẽ, tài liệu giấy là nguyên liệu để hình thành tài liệu lưu trữ ở dạng số hóa.

Bốn là, nhà nước cần đầu tư thỏa đáng cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để thực hiện công tác lưu trữ điện tử một cách đồng bộ, hướng tới “Lưu trữ số”. Xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử cần chú trọng kỹ thuật bảo toàn dữ liệu và bảo mật thông tin. Phần mềm lưu trữ được xây dựng mới hoặc nâng cấp phải chuyển đổi được dữ liệu cũ đã có và thực hiện liên thông với phần mềm của văn thư - chứa dữ liệu đầu vào của lưu trữ nhằm giảm tải áp lực đầu tư kinh phí, nhân lực.

Năm là, cần quan tâm, chú trọng việc đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ công nghệ thông tin, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức nói chung và cán bộ lưu trữ nói riêng về vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử trong xu thế phát triển hiện nay.

Sáu là, nhà nước cần có chế tài để tất cả cán bộ, công chức, viên chức chấp hành công việc lập hồ sơ; có cơ chế, chính sách phù hợp, thỏa đáng nhằm khích lệ, động viên người làm công tác lưu trữ luôn luôn nêu cao tinh thần dám nghĩ, dám đề xuất, dám làm, dám chịu trách nhiệm.

¹ Chúng tôi sử dụng kết quả nghiên cứu đề tài Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0) đã được thực hiện tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh

Nguồn: Tạp chí Khoa học và Công nghệ

TS Đỗ Văn Học

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh